Was bedeutet der Begriff Compliance überhaupt?
Der Begriff Compliance stammt aus dem angloamerikanischen Sprachraum und bedeutet übersetzt so viel wie Gesetzestreue oder Regelkonformität. Inhaltlich wird darunter die Pflicht des Vorstands bzw. der Geschäftsführung verstanden, für die Einhaltung der verbindlichen Regeln im Unternehmen zu sorgen. Bevor eine Unternehmenscompliance aufgesetzt wird, sollte man sich folgende Fragen stellen und alle Aspekte, die die Compliance-Kultur des Unternehmens betreffen, im Code of Conduct (Verhaltenskodex (siehe weiter unten) festgehalten werden:
- Was sind die Ziele des Compliance-Programms?
(z. B. wertschöpfende Unternehmenskultur, weniger Korruption etc.) - Passen Unternehmenskultur und Geschäftsmodell zu den
Compliance-Zielen? - Stehen Geschäftsleitung, HR und Führungskräfte hinter den
Compliance-Zielen? - Welche Compliance-Kultur soll gepflegt werden?
Je konkreter diese Fragen beantwortet werden, umso größer ist der Erfolg der Compliance-Maßnahmen.
Grundlage der Unternehmenscompliance: der Verhaltenskodex (Code of Conduct)
Bei dem Code of Conduct handelt es sich um einen gemeinsamen Verhaltenskodex, um erwünschtes Verhalten zu fördern und unerwünschte Handlungen zu vermeiden. Was macht einen guten Code of Conduct aus? Er sollte …
- sich an den Risiken des Unternehmens orientieren
- klar verständlich formuliert sein
- gut und regelmäßig kommuniziert werden und
- leicht zugänglich für alle Mitarbeiter sein
Ein Verhaltenskodex bildet die Grundlage für viele Compliance-Richtlinien, da er die grundlegenden Verhaltensstandards im Unternehmen festlegt. Er definiert beispielsweise die Unternehmenswerte, den Schutz des Unternehmenseigentums, den Umgang mit Korruption und Interessenskonflikten, aber auch das eigenverantwortliche Handeln. Darüber hinaus sollte ein Verhaltenskodex explizit regeln, wie sich Mitarbeitende verhalten sollen, wenn sie einen Verstoß gegen geltende Vorschriften beobachten, und welche Konsequenzen ein Fehlverhalten nach sich zieht.
Warum ist eine Unternehmenscompliance auch für kleine Unternehmen wichtig?
Ganz neu seit Jahresanfang ist das Lieferkettengesetz (LkSG). In diesem Gesetz heißt es »Die Sorgfaltspflichten der Unternehmen erstrecken sich auf die gesamte Lieferkette.« (§2). Das Unternehmen ist folglich von der Rohstoffgewinnung bis zum Vertrieb für alle Schritte im In- und Ausland verantwortlich.
Ist man als kleines Zulieferunternehmen Teil einer Lieferkette für ein anderes Unternehmen oder einen Konzern, die mehr als 3.000 Mitarbeitende haben, dann ist dieses Unternehmen für die Lieferkette verantwortlich. Und wird von seinen Zulieferunternehmen folglich verlangen, dass diese alles einhalten und das mit einem Compliance-Management auch bestätigen.
Das könnte man jetzt als lästige und zusätzliche Pflichtaufgabe abtun. Da formuliert man was und schon läuft alles weiter wie bisher. Allerdings ist es nicht sinnvoll, hier etwas zusammen zu basteln, dass nicht belastbar, verifizierbar und auch quantifizierbar ist. Denn mindestens einmal im Jahr müssen die beschriebenen Maßnahmen überprüft werden.
Es lohnt sich also, in ein funktionierendes Compliance-Management zu investieren. Die Basis dafür ist eine auf Werte aufgebaute Unternehmenskultur. Der Nutzen davon wird vielfältig sein. Das geht soweit, dass man mit einer werteorientierten Kultur viel leichter qualifizierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen finden wird.
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